Zdalna praca spędza sen z powiek managerów i właścicieli firm, którzy boją się utraty kontroli i spadku produktywności pracowników. Firmy muszą szybko reagować na zmiany i zagwarantować odpowiednie warunki, aby umożliwić wydajną, mierzalną pracę z rozproszonymi zespołami. Wyzwaniem staje się planowanie, organizowanie i zarządzanie wszystkim na odległość. Jednak praca zdalna może być też szansą dla Twojej firmy – czy potrafisz ułożyć swoje procesy biznesowe tak, aby ją wykorzystać?
Większość organizacji przed 2020 rokiem nie aspirowała do miana firm „remote first”. Dzisiaj większość z nich znalazła się w sytuacji, w ramach której mogą działać „remote only”. Nie wszystkie firmy potrafią się w pełni odnaleźć w nowej rzeczywistości. Poniżej znajdziesz kilka rad dotyczących tego, jak zmotywować swój zdalny zespół, zarządzać nim i prowadzić komunikację w pracy na odległość.
Praca w jednym biurze ułatwia komunikację pomiędzy poszczególnymi działami, zapewniając przepływ istotnych informacji w naturalny sposób. Pracując zdalnie, musisz wziąć pod uwagę, że pewne, oczywiste do tej pory aspekt pracy, przestają takie być. W praktyce oznacza to konieczność organizacji dodatkowych spotkań, trzymania się pewnego harmonogramu i zastąpienia nieformalnych kanałów wymiany informacji zorganizowanymi metodami.
Ustalony sposób wymiany informacji musi uwzględniać wszystkich pracowników. Pomaga to skupić się na wykonywaniu pracy i motywuje do działania. Osoba pracująca zdalnie często jest dosłownie odizolowana od kolegów z zespołu – łatwo zamienić taki stan w wykluczenie, jeśli nie stworzysz warunków do codziennej interakcji.
Pracownicy muszą być na tej samej stopie. Każda informacja, która może być istotna z punktu widzenia pracownika, powinna do niego dotrzeć. Dlatego wszelkie komunikaty, oczywiście w ramach rozsądku i poziomu transparentności firmy, powinny być widoczne i dostępne dla Twoich zespołów. Z pomocą przychodzą tutaj dedykowane aplikację pokroju Mattermost czy Slack.
Szukając rozwiązania dla siebie, kieruj się niezawodnością, wygodą i dopasowaniem do charakteru pracy Twoich zespołów. Możesz zlecić zewnętrzny audyt komunikacji w firmie. Taka realna analiza potrzeb pozwala też wytypować procesy, które można zautomatyzować. Konstruując komunikację w odpowiedni sposób, możesz nie tylko uniknąć dezinformacji, ale też tworzyć bazy wiedzy, samouczki i materiały wewnętrzne, które mogą zostać odpowiednio wykorzystane w treningu czy onbordingu pracowników.
Pracownicy i managerowie projektów nie powinni być pozostawieni sami sobie – organizuj regularne spotkania takie jak daily, w których udział wezmą osoby pracujące zdalnie i stacjonarnie. Tego typu krótkie spotkania online idealnie nadają się na włączenie do nich kierowników wyższego szczebla, co dodatkowo spina rozproszone zespoły. Podobne spotkania są niezbędne do budowania relacji i motywacji w zespołach.
Tworząc założenia, ustalając procesy i wybierając narzędzia, rób to w ujednoliconej, pisemnej formie. Wszelkiego rodzaju ustalenia mogą zostać zamienione w regulaminy i podręcznik, które ułatwią Ci organizację pracy, a twoim zespołom realizacje zadań. Przeprowadź niezbędne szkolenia – te stanowiskowe jak i dla managerów.
Oparcie pracy zdalnej na dokumentach pozwoli Ci ją doskonalić i zwiększać jej efektywność. W miarę upływu czasu Twój zespół powinien zbierać feedback od pracowników, adresować problemy i rozwijać własną zdalną kulturę pracy.
Ustaliliśmy już, że praca zdalna to w pierwszej kolejności komunikacja. Wszelkie rozmowy muszą się jednak kończyć wykonaniem określonych zadań i pracą właściwą. Kierownicy zdalnych zespołów muszą organizować i delegować zadania w sposób jasny, logiczny, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji.
Nie możesz kontrolować każdego kroku pracownika zdalnego. Możesz za to zadbać o to, aby ten wiedział, jakie kroki są niezbędne, który jest następny i jak powinien wyglądać ich rezultat. Istnieje sporo narzędzi, które to umożliwiają. Potrzebujesz rozwiązania, za pomocą którego:
W tym celu możesz wykorzystać platformę do zdalnego zarządzania projektami oparte o metodyki zwinne. Wymienić możemy tutaj m.in. narzędzia takie jak Asana, Basecamp, Fortask, FlexiProject czy Trello. Jeśli w Twojej organizacji korzystanie z metodyk zwinnych takich jak agile nie było do tej pory codziennością, możesz skorzystać z doświadczenia firm wdrażających podobne systemy w firmach – to przyśpieszy cały proces.
Właściwie ustalony przepływ pracy pozwala na uniknięcie pułapek mikrozarządzania, a narzędzia do organizacji pracy zdalnej automatyzują wiele czynności. Niezbędne jest trzymanie się ustalonego porządku. Masz określone cele, wskaźniki i definicje sukcesu, do którego dążą Twoje zespoły – teraz zapewne chciałbyś w pełni skupić się na realizacji tych planów.
Wielu managerom ciężko jest spojrzeć na zadania w skali makro, jeśli nie mają możliwości zarządzać częścią zadań w skali mikro. Jak zatem uniknąć mikrozarządzania? Najważniejsze jest skupienie się na efekcie końcowy i zorganizowanie pracy zdalnej w taki sposób, aby umożliwić pracownikom jego osiągnięcie.
Istnieje wiele rozwiązań pozwalających na monitorowanie, czy pracownik faktycznie pracuje i nie spędza czasu w aplikacjach i serwisach niezwiązanych z pracą. Rozwiązania pokroju TimeCamp, Toggl, Hubstaff czy TopTracker mogą uwolnić Twoich managerów, a tym samym Ciebie, od poczucia braku kontroli. Monitorowanie pracy z użyciem podobnych narzędzi pozwala też na znalezienie wąskich gardeł w procesach i miejsc, w których łatwo wprowadzić usprawnienia lub automatyzację.
Przenosząc cenne dane firmy do różnych rozwiązań chmurowych oraz przydzielając do nich zdalny dostęp pracownikom, nie możesz zaniedbać kwestii bezpieczeństwa. Pamiętaj, że nie masz realnej możliwości kontroli punktów dostępowych zdalnych pracowników, ich sieci i połączeń WiFi. Dlatego tak ważne jest ustalenie właściwej polityki bezpieczeństwa informacji w firmie, jak i zadbanie o zaplecze i infrastrukturę IT.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest praca wyłącznie na sprzęcie firmowym – wcześniej skonfigurowanym przez specjalistów, będących pod ciągłym nadzorem. Pracownicy powinni korzystać z rozwiązań do szyfrowania danych, tuneli VPN i metod bezpiecznego przechowywania haseł rekomendowanych przez ekspertów.
Pracodawcy, którzy do tej pory podchodzili do pracy zdalnej z dystansem, obawiając się mniejszego zaangażowania w realizacji obowiązki, muszą liczyć się ze z zachodzącymi na rynku pracy zmianami. Według najnowszych badań nawet 9 na 10 pracowników pracujących zdalnie deklaruje chęć kontynuowania pracy w tej formie. Praca zdalna zostanie z nami na dłużej.
Dlatego tak ważne jest nie tylko zaadoptowanie się do obecnej sytuacji, ale też przygotowanie firmy do zmieniającej się rzeczywistości. Właściwa organizacja pracy zdalnej niesie ze sobą wyzwania, którym trzeba sprostać, aby otworzyć firmę na ogromne szanse w przyszłości. Dla pracowników zorientowanych na wyniki praca zdalna jest preferowaną formą zatrudnienia – warto stworzyć ku temu warunki.
